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Personalakte

  • Eine Personalakte ist eine Sammlung sämtlicher Daten und Unterlagen, die sich auf die Person eines Arbeitnehmers bezieht. Dabei ist nicht von Bedeutung, in welcher Form oder an welcher Stelle (z.B. elektronische Datenbanken) die Daten gesammelt werden.
  • Der Arbeitgeber muss Informationen aus der Personalakte grundsätzlich vertraulich behandeln und deshalb den Kreis der Mitarbeiter mit Zugriff auf die Personalakte möglichst klein halten.
  • Die Personalakte darf ohne die Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an Betriebsfremde weiter gegeben werden.
  • Personalakten enthalten in der Regel den Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Zeugnisse, Personalfragebögen, Testergebnisse und gegebenenfalls Ermittlungsakten in Disziplinarsachen. Typischerweise werden auch der Personenstand, der berufliche Werdegang, Abmahnungen, Lohnänderungen und der Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erfasst.
  • Der Arbeitgeber darf nur die Angaben in der Personalakte sammeln, an denen er ein sachliches Interesse hat. Daneben muss er die enthaltenen Angaben rechtmäßig erlangt haben.
  • Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Personalakte während seiner Arbeitszeit einzusehen. Er kann hierzu einen Dritten bevollmächtigen. Weiter kann er ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen und vom Arbeitgeber schriftlich eine Erklärung oder ergänzende Unterlagen anfordern.
  • Der Arbeitgeber ist verpflichtet, missbilligende Erklärungen (z.B. Abmahnungen) aus der Personalakte zu entfernen, wenn diese unrichtige Tatsachen enthalten und den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung oder in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können.